Confidentialité et données personnelles

Qui traite les données

Assa Abloy, responsable du traitement. Pour toute question ou demande : quentin.rivalin@assaabloy.com.

Pourquoi

Pour vérifier, comme la loi l'impose au donneur d'ordre, que ses sous-traitants sont en règle (obligation de vigilance : articles L.8222-1 et D.8222-5 du Code du travail ; liste des salariés étrangers : article D.8254-2), et pour s'assurer que les personnes qui interviennent sur nos chantiers disposent des formations, autorisations et habilitations exigées pour leur poste. Les questionnaires servent à connaître la démarche sociale et environnementale (RSE) de nos sous-traitants et les compétences des intervenants, pour organiser les chantiers.

Base légale : obligation légale pour les documents de vigilance ; intérêt légitime (sécurité des chantiers, respect des règles de prévention, achats responsables) pour les justificatifs des salariés et les questionnaires.

Quelles données

• Entreprise : raison sociale, SIRET, nom, email et téléphone du contact, documents de conformité (Kbis, attestations URSSAF, fiscale, d'assurance, de congés payés…).
• Salariés : nom, prénom, poste, et les seuls justificatifs demandés pour leur poste (carte BTP, CACES, autorisation de conduite, habilitations, formations, attestation d'aptitude le cas échéant). Ne transmettez aucune autre information médicale : seule la conclusion d'aptitude nous est utile.
• Questionnaires : réponses aux questionnaires de l'entreprise (par exemple RSE : effectif, certifications, indicateurs de sécurité et d'environnement) et, pour les salariés, compétences déclarées par l'employeur (métier, expérience, savoir-faire, langues). N'y indiquez aucune donnée de santé, ni d'opinion ou d'appartenance syndicale.
• Connexion : adresse email, date et adresse IP des demandes de lien, empreinte chiffrée du mot de passe (le mot de passe lui-même n'est jamais conservé).
• Signature des contrats cadres : nom, qualité, email et téléphone portable du signataire, transmis à Yousign pour la signature ; le dossier de preuve établi par Yousign est conservé avec le contrat.

Contrôle des documents

Aucun outil d'intelligence artificielle n'est utilisé. Chaque document déposé est lu automatiquement sur le serveur de ce portail, en France : texte du PDF, ou reconnaissance de caractères (logiciel libre Tesseract) pour une photo ou un scan. Le document n'est transmis à aucun service extérieur pour cette lecture.

Des règles fixes vérifient que le document est bien celui attendu : type de document, SIREN de votre entreprise ou nom du salarié, dates que vous avez indiquées. Seul le résultat de ces vérifications est enregistré ; le texte lu n'est pas conservé, et la copie de travail du fichier est effacée aussitôt la lecture terminée. Si tout concorde, le document est validé automatiquement ; s'il est expiré ou trop ancien d'après ses dates, il est refusé ; dans tous les autres cas, une personne de notre équipe le relit et décide.

Les questionnaires ne sont pas lus : vos réponses sont enregistrées telles quelles, comme une déclaration.

Vous pouvez à tout moment demander qu'une personne réexamine un refus, présenter vos observations et contester la décision : répondez à l'email de refus ou écrivez à quentin.rivalin@assaabloy.com.

Qui y a accès

Uniquement le personnel de Assa Abloy chargé de la conformité des sous-traitants, et nos prestataires techniques, tenus par contrat à la confidentialité :

• Airtable (base de données), dont les serveurs sont situés aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• OVHcloud (hébergement de ce portail et lecture automatique des documents), en France ;
• Yousign (signature électronique des contrats cadres et vérification de l'identité du signataire), en France.

Aucune donnée n'est vendue ni utilisée à des fins commerciales.

Combien de temps

• Documents déposés et questionnaires : 6 ans après la fin de leur validité, même lorsqu'ils ont été remplacés (délai de prescription du délit de travail dissimulé) ;
• Dossier de l'entreprise et contrats cadres : pendant la relation, puis 6 ans après sa fin, et au moins aussi longtemps que ses documents ;
• Données d'un salarié : 6 mois après son départ, ou plus tant que ses justificatifs sont conservés ;
• Journal des demandes de connexion : 12 mois ;
• Fichiers en transit sur le serveur du portail : 24 heures au plus.

Les suppressions sont automatiques.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement, et vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime, en écrivant à quentin.rivalin@assaabloy.com. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).

Salariés : votre employeur dépose ces documents pour vous ; vous pouvez exercer vos droits directement auprès de nous. Sous-traitants : merci d'informer vos salariés de ce traitement, par exemple en leur communiquant cette page.

Cookies

Ce portail n'utilise qu'un cookie technique de session, indispensable à la connexion, effacé à la fermeture du navigateur ou après 60 minutes d'inactivité. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience.